Transfert d’archives

LE TRANSPORT D’ARCHIVES

Le prestataire de transport et de déménagement d’archives doit répondre à des critères très strictes. Une attention particulière doit être apportée compte tenu de la fragilité des documents transportés et des contraintes de sécurité et de confidentialité.
Chez Stdemenagement, nos camions sont munis de suspensions pneumatiques pour le transport des documents fragiles. Nos véhicules sont nettoyés et désinfectés entre chaque déménagement pour éviter toute contamination chimique ou biologique des archives.
Le déménagement d’un dépôt d’archives ne s’improvise pas et nécessite un personnel formé spécifiquement.

Un service de transfert d’archives complet :

Une entreprise peut avoir besoin d’effectuer un transfert d’archives pour de multiples raisons, comme :

  • Un déménagement dans de nouveaux locaux
  • L’externalisation de ses archives
  • Le manque de place ou des travaux de rénovation peuvent également nécessiter le transfert d’archives dans un espace de stockage extérieur.

Le transfert d’archives est une opération délicate et importante pour une entreprise, et elle doit donc être confiée à des professionnels.

Les étapes d’un transfert d’archives

  • l’analyse de l’existant, le volume des fonds à transporter, le conditionnement des archives.
  • la mise en place des procédures et de la gestion du projet de transfert d’archivage. Ce cahier des charges peut comporter un plan de classement, une procédure de récolement ou d’inventaire.
  • la définition des obligations à respecter en termes planning, méthodologie, de confidentialité, de protection physique et d’assurance.

la préparation des archives à transporter en indiquant les emplacements de départs et la localisation d’arrivée des archives.

LES BÉNÉFICES D’UN TRANSFERT D’ARCHIVES

  • Une meilleure visibilité et une meilleure connaissance des fonds d’archives grâce au travail préparatoire et à l’inventaire préalable.
  • Une optimisation dans les procédures de recherches d’archives, un gain de temps induit par le nouveau plan de classement.
  • Un gain d’espace consécutif à l’optimisation du stockage mis en place et de l’élimination des documents obsolètes. Combiné avec le gain de temps, il en résulte un gisement d’économie sur la gestion globale des archives et un gain financier.